Zum Jahresausklang nutzen viele Unternehmen die Gelegenheit, um sich bei ihren Auftraggebern für die erfolgreiche Zusammenarbeit zu bedanken. Dazu werden Weihnachtskarten in digitaler oder analoger Form verschickt. Das übergeordnete Ziel der Aktion ist, die Kunden auch im neuen Jahr an sich zu binden. Damit der besinnliche Gruß zum Jahresausklang seinen Zweck erfüllt, sind einige Punkte zu beachten.
Papier schlägt Datei
Je nachdem wie groß der Stamm an Kunden und Geschäftspartnern ist, kann die Weihnachtskarten-Aktion viel Zeit und Geld in Anspruch nehmen. Deshalb tendieren immer mehr Unternehmen dazu, einen elektronischen Gruß, beispielsweise via adobe.de zu versenden. Das geht schnell, belastet die Umwelt kaum und kostet nur die Arbeitszeit.
Allerdings werden viele E-Mail-Postfächer in der Weihnachtszeit mit Grüßen regelrecht geflutet. Es ist nicht nur schwierig, dass die eigene Nachricht aus der Masse heraussticht. Im schlimmsten Fall wird die Mail überhaupt nicht geöffnet. Dann war alle Mühe vergeblich.
Kunden und Geschäftspartner schätzen eine analoge Weihnachtskarte mehr als die digitale Version. Sie erkennen den Aufwand, der dahintersteckt. Außerdem fühlt sich eine Karte, die in Händen gehalten wird, automatisch wertiger an. Deshalb sollten geschäftliche Weihnachtskarten idealerweise auf dem klassischen Postweg verschickt werden.
Individualität anstatt Einheitsbrei
Auch wenn die Anzahl der digitalen Weihnachtsgrüße steigt, erhalten Geschäftspartner immer noch viele Postkarten zum Jahresende. Nichts ist peinlicher, als wenn ein Kunde die gleiche Karte doppelt oder dreifach bekommt. Deshalb lohnt es sich, ein eigenes Design zu entwickeln. Dazu benötigt das Unternehmen nicht zwangsläufig ein professionelles Grafiker-Team anzuheuern. Bei zahlreichen Karten-Shops im Internet können die vorhandenen Vorlagen in wenigen Schritten personalisiert werden. So lässt sich bei meine-kartenmanufaktur.de nicht nur die Farbe der Layouts ändern. Auch Motive, Bilder und Textsequenzen können eingefügt oder gelöscht werden.
Einzigartig werden geschäftliche Weihnachtskarten, wenn ein Foto der Belegschaft oder des Firmengebäudes auf die Karte gedruckt wird. So ein Schnappschuss ziert garantiert keine andere Papeterie.
Neben dem Design sollte der Fokus auch auf dem Inhalt liegen. Es darf gerne ein kurzer Rückblick auf die Erfolge und Hürden der letzten 12 Monate geliefert werden. Anschließend wird sich normalerweise bei den Kunden bedankt. Natürlich werden ein frohes Fest und ein gutes neues Jahr gewünscht.
Wie genau der Inhalt aussieht, entscheidet jeder Absender für sich selbst. Idealerweise setzen sich die Verantwortlichen sowie einige kreative Köpfe zusammen und entwickeln eine konkrete Idee. Die Belegschaft sollte sich mit der Weihnachtskarte wohlfühlen. Deshalb ist es wichtig, dass Layout und Design zu der Philosophie des Unternehmens passen.
Am besten kommt der Inhalt an, wenn er für jeden Empfänger individuell verfasst wird. Bei einem sehr großen Kundenstamm ist dies aber in der Regel nicht umsetzbar. Dann sollte zumindest die Unterschrift des Absenders per Hand erfolgen.
Besser früh als spät
Der rechtzeitige Versand der Weihnachtspost ist ebenfalls ein entscheidendes Kriterium, ob die Aktion einen positiven Eindruck beim Empfänger erzeugt oder nicht. Ein grober Richtwert lautet, dass die Karten rund zehn Tage vor dem Fest beim Kunden eingehen sollten.
Es ist bekannt, dass es bei der Brief- und Paketzustellung in der Adventszeit öfter zu Verzögerungen kommt. Dennoch ist die Deutsche Post bemüht, alle Sendungen so schnell wie möglich zu übergeben. Empfehlenswert ist es, die Karten rund zwei Wochen vor dem Heiligen Abend einzuwerfen. Dann sollten sie auf jeden Fall rechtzeitig ankommen.
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Um diese Frist allerdings einhalten zu können, müssen die Karten zu diesem Zeitpunkt bereits fertig vorliegen. Damit das klappt, sollten sie rechtzeitig in Auftrag gegeben werden. Bereits seit Monaten sind verschiedenste Lieferengpässe aus den Medien bekannt. Leider betrifft die missliche Lage die Kartenproduzenten ebenfalls. Denn nicht nur Holz, sondern auch Papier ist knapp.
Deshalb werden die Weihnachtskarten optimalerweise bereits im Oktober oder Anfang November geordert. Anschließend besteht noch genug Zeit, um in Ruhe den persönlichen Text zu verfassen und/oder die Schriftstücke per Hand zu unterzeichnen.
