Seit der vorigen Woche nutzt die Stadt Cottbus das von der Cosinex GmbH entwickelten Vergabemanagementsystem, eine Informations- und Transaktionsplattform für die Durchführung förmlicher Vergabeverfahren.
Die Vergabestellen der Stadt veröffentlichen hier ihre Bekanntmachungen, bieten Verdingungsunterlagen zum Herunterladen an und kommunizieren rechtssicher mit den Bietern, die ihre Angebote auch online abgeben können.
Gute Erfahrungen hat Cottbus bereits im vorigen Jahr mit der Veröffentlichung der Dienstleistungs- und Lieferausschreibungen und dem Bereitstellen der für ein Angebot notwendigen Dokumente auf dem Vergabemarktplatz Brandenburg gesammelt; bereits 90 % der Unternehmen forderten die Vergabeunterlagen digital an. Das Vergabemanagementsystem stellt eine Erweiterung dieses Systems dar¸ jetzt ist auch der „Rückweg“, d.h. die Abgabe elektronischer Angebote, möglich.
Damit ist die Stadt Cottbus die erste Kommune im Land Brandenburg, die den Firmen diese Möglichkeit bietet.
Wie funktioniert das Verfahren der E-Vergabe?
Die öffentliche Vergabestelle informiert über zu vergebende Aufträge mit einem Bekanntmachungstext. Anbieter bzw. interessierte Unternehmen beantragen nach der kostenfreien Registrierung auf dem Vergabemarktplatz Brandenburg die Vergabeunterlagen. Diese werden von der Kommune zum Herunterladen bereitgestellt, können von den Unternehmen digital bearbeitet und elektronisch signiert werden. Unternehmen haben damit die Möglichkeit, Angebote elektronisch abzugeben. Die Abgabe von Papierangeboten ist für eine gewisse Übergangszeit weiterhin zulässig.
Das System unterstützt darüber hinaus die Sachbearbeiter in der Verwaltung bei der Vorbereitung und Durchführung der Verfahren sowie bei der Öffnung, Sichtung und Wertung der Angebote. Letzteres schließt auch die Durchführung der Submissionen für Bauausschreibungen ein. Die automatische Erstellung einer Wertungsmatrix und ein daraus resultierender Vergabevorschlag erleichtern die Arbeit der Mitarbeiter. Ein Controlling durch Rechnungsprüfer oder Vorgesetzte ist jederzeit möglich.
In allen Phasen spart die E-Vergabe Zeit und Geld. Kein Dokument muss mehr ausgedruckt, womöglich noch per Hand ausgefüllt und per Post verschickt werden. Dabei sind die elektronischen Dokumente ebenso rechtsverbindlich wie die gedruckten. Alle Beteiligten können sicher sein, dass ihre Daten nicht in falsche Hände geraten; dafür sorgen ausgereifte Verschlüsselungsverfahren und elektronische Unterschriften.
In Zusammenarbeit mit der Auftragsberatungsstelle des Landes Brandenburg und den Kammern wird die Stadt Cottbus die Firmen über den neuen Service informieren und für die Nutzung des neuen Angebots werben.
Quelle: Stadt Cottbus
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