Rund um den Besitz von Immobilien fallen kaufmännische, technische und rechtliche Aufgaben an. Somit übernimmt eine professionelle Hausverwaltung einen Strauß von Tätigkeiten – dabei gibt es sowohl Rechte als auch Pflichten. Ohne Frage ist die Position von Hausverwaltern verantwortungsvoll, denn sie tragen Sorge für die Werterhaltung einer Immobilie und für einen Service, der die Eigentümer vollauf zufriedenstellt.
Zu beachten ist, dass es unterschiedliche Arten von Hausverwaltungen gibt
- Verwaltung der Vermietung von Wohnungs- und Gewerbeobjekten
- Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs), hier geht es um das gemeinschaftliche Eigentum der WEG-Mitglieder.
Dieser Artikel befasst sich mit den Rechten und Pflichten von WEG-Hausverwaltungen.
Alles muss stimmen: Rechte und Pflichten
- 27 Abs. 1 des Wohnungseigentumsgesetzes regelt die Leistungen und Befugnisse von Firmen oder einzelnen Experten, die WEGs administrieren. Im Sinne dieses Gesetzes besagt die Pflicht eines WEG-Verwalters, technische, administrative und finanzielle Tätigkeiten zu erledigen, um den Wert eines Gemeinschaftseigentums zu sichern. Der Verwaltervertrag, den eine WEG und eine Hausverwaltung gemeinsam abschließen, ergänzt nach individueller Absprache die gesetzlichen Vorgaben.
Zu den Pflichten eines Hausverwalters gehört:
- Mindestens einmal jährlich organisiert er eine Eigentümerversammlung. Er übernimmt dabei den Vorsitz und sorgt dafür, dass man im Treffen von A bis Z alle anstehenden Themen behandelt und dass alles reibungslos abläuft. Bei Eigentümerversammlungen hat der Verwalter auch die Pflicht, alle Fragen der WEG-Mitglieder zu seinem Wirkungskreis zu beantworten.
- Er verwaltet die Beschlusssammlung nach einer Eigentümerversammlung und verantwortet es, die Beschlüsse in die Tat umzusetzen. Ferner muss er Beschlüsse auf ihre Durchführung hin checken. Auch muss er die WEG auf dem Laufenden halten, wenn einem Beschluss nicht Folge geleistet wird.
- Er erstellt sowohl den jährlichen Wirtschaftsplan als auch die Jahresabrechnung.
- Er bearbeitet die Buchführung der WEG, etwa um Hausgelder einzuziehen und diesbezüglich Rückstände nachzuhalten. Ferner verwaltet er Rechnungen von externen Dienstleistern und verantwortet die termingerechte Bezahlung.
- Zudem muss ein Dienstleister in diesem Umfeld jedem Mitglied der Eigentümergemeinschaft die Einsicht in die Unterlagen zur betreffenden Immobilie erlauben.
- Kommt es zu einem Hausverwalterwechsel, steht der bisherige Dienstleister in der Pflicht, alle zum Objekt gehörenden Dokumente an die WEG zurückzugeben, bzw. der neuen Hausverwaltung zu übergeben.
Bei allen Pflichten eines Verwalters gilt: Er muss nicht alles, was bei einer WEG anfällt, alleine stemmen und ist berechtigt, To-dos an Dritte, etwa andere Dienstleister, abzugeben. Er sollte jedoch dafür sorgen, dass in puncto Pflichten alles im grünen Bereich ist.
Diese Rechte kann ein Hausverwalter in seinem Wirkungskreis beanspruchen:
- Er leitet alle Eigentümerversammlungen.
- Er vertritt die WEG nach außen gegenüber Dritten, das ist auch bei Gerichtsverhandlungen der Fall.
- Er darf seine Forderung nach einer angemessenen Vergütung für seine Leistungen geltend machen.
- Er verfügt über das Recht, alle für seinen Job erforderlichen Informationen und Dokumente zum betreffenden Objekt von den Eigentümern zu erhalten.
Sorgfaltspflicht und Haftung
Ein Hausverwalter sollte seine Sorgfaltspflicht ohne Wenn und Aber erfüllen. Das heißt, er verpflichtet sich, seinen Job mit hoher Sorgfalt und Fachkenntnis zu erledigen.
Beim Thema Pflichten kommt auch der Aspekt der Haftung ins Spiel. So haftet eine Hausverwaltung, sofern sie ihren vertraglich bestimmten Leistungen nicht nachkommt. Stellt eine WEG Mängel fest, kann sie diesen Partner für von ihm verursachte Schäden haftbar machen. Bei groben Verstößen darf sie auch rechtliche Schritte einleiten.
Hier gilt es, zeitnah und besonnen einzugreifen. Eine WEG sollte rechtzeitig handeln, sobald der Verwalter seine Pflichten missachtet. Zuerst ist es ratsam, nur das Gespräch mit diesem Dienstleister aufzunehmen – daran dürfen sich grundsätzlich alle WEG-Mitglieder beteiligen. Dennoch ist ein Zweiergespräch zwischen einem der Eigentümer und dem Verwalter zielführender, denn es erzeugt weniger Stress.
Im günstigen Fall erledigt sich die Kritik der Eigentümer am Hausverwalter, wenn sie miteinander geredet haben. So mag es sein, dass der Dienstleister mehr Unterstützung durch die WEG braucht, was sich sicher regeln lässt.
Sieht der Hausverwalter jedoch nicht ein, dass die WEG seine Arbeit bemängelt, und er macht weiterhin einen schlechten Job, steht den Eigentümern das Instrument der Abmahnung zu. Auch wenn dies nicht im Gesetz verankert ist, eignet es sich im Vorfeld einer Kündigung, um dem Dienstleister den Ernst der Lage darzustellen.
Aus der Abmahnung sollte hervorgehen, inwiefern der Hausverwalter seine Pflichten vernachlässigt hat. Denn sie bildet auch einen Nachweis im Fall einer Kündigung. Schließlich muss es einen triftigen Grund geben, um einem Hausverwalter zu kündigen. Mittels Abmahnung belegt eine WEG die wiederholten Verstöße eines unzuverlässigen Partners in diesem Bereich.
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Fazit
Die Pflichten einer Hausverwaltung umfassen eine Reihe von Punkten, denen sie nachkommen muss, doch sie genießt auch Rechte. Alle Aspekte einbezogen, steht eine Hausverwaltung für die Werterhaltung einer Immobilie und für einen erstklassigen Service am Kunden gerade. Es ist eine Zusammenarbeit, bei der alle Akteure ihr Vertrauensverhältnis hochhalten sollten. Damit die Eigentümer auf der einen und der Hausverwalter auf der anderen Seite sich tatkräftig für eine Immobilie einsetzen können, sollten beide Parteien bei Mängeln immer zuerst das Gespräch miteinander suchen, um eine Lösung zu finden.
