Sekretär (m/w/d)

Stelle online seit 14.10.2026

Spree-NeißeVollzeitNeuTVöD (VKA), Entgeltgruppe 5

Landkreis Spree-Neiße

BeschäftigungsartVollzeit

EinsatzortHeinrich-Heine-Straße 1, 03149 Forst (Lausitz)

Bewerbungsfrist02.11.2026

VergütungTVöD (VKA), Entgeltgruppe 5

RegionSpree-Neiße

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Aufgaben und Anforderungen

Im Dezernat I, Fachbereich Bau und Planung ist eine Stelle als Sekretär (m/w/d) ab sofort dauerhaft zu besetzen. Die Stelle ist bis zum 31.12.2027 in Vollzeit und ab dem 01.01.2028 mit 35 Wochenstunden, mit der Option auf eine Beschäftigung in Vollzeit, zu besetzen.

Ihre Aufgaben

• Sekretariatsaufgaben im Fachbereich Bau und Planung einschließlich Koordinierungs- und Organisationsaufgaben
• Koordinierung und Organisation
• Koordinierung der Arbeitsabläufe zwischen Fachbereichsleitung, den Sachgebiets- und Teamleitungen sowie internen und externen Beteiligten
• Termin-, Fristen- und Wiedervorlagenmanagement einschließlich Priorisierung und Nachverfolgung der Aufgabenerledigung
• Ansprechperson für organisatorische Angelegenheiten gegenüber Behörden, Gemeinden, Planungsbüros und sonstigen externen Stellen
• Beratungs- und Ausschussmanagement
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Arbeitsberatungen einschließlich Protokollführung, Dokumentation und Kontrolle der Umsetzung gefasster Festlegungen
• Vor- und Nachbereitung von Ausschüssen (u.a. Deko, Ausschüsse, Kreistag), einschließlich Organisation der Terminabläufe, redaktioneller Prüfung und Korrektur von Informations- und Beschlussvorlagen bis zur Unterschriftsreife sowie Einstellung der Unterlagen und Beschlussvorlagen in das Sitzungsmanagementsystem Session
• Dokumenten- und Vorgangsbearbeitung
• Koordinierung, Zusammenführung und Endbearbeitung der Zuarbeiten aller Sachgebiete bis zur unterschriftsreifen Vorlage
• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz (Schrift- und E- Mailverkehr), einschließlich Entwurf von Schreiben nach inhaltlichen Vorgaben sowie formale und sprachliche Prüfung
• Pflege und Organisation der digitalen Akten- und Dokumentenverwaltung einschließlich Optimierung der Ablagestrukturen
• Verwaltung, Controlling und Prozessunterstützung
• Erstellung von Übersichten, Statistiken, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen nach fachlichen Vorgaben
• Pflege von Haushaltsübersichten, einschließlich Aktualisierung der Prognosezahlen, Aufbereitung der Vorjahresabrechnungen sowie Fortschreibung der Produktbeschreibungen
• Mitwirkung bei der Analyse, Optimierung und Digitalisierung von Verwaltungsabläufen sowie Unterstützung bei der Einführung digitaler Prozesse im Fachbereich
• Entwicklung, Pflege und Weiterentwicklung von Standards (Vorlagen, Checklisten, Verfahrensanweisungen und digitalen Ablagestrukturen)
• Service- und Verwaltungsaufgaben
• Unterstützung der Fachbereichsleitung bei der Vorbereitung, Dokumentation und Abrechnung der leistungsorientierten Bezahlung (LOB)
• Bearbeitung von Dienstreiseangelegenheiten, einschließlich Erstellung von Dienstreiseaufträge sowie Prüfung und Vorbereitung der Reisekostenunterlagen
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial einschließlich Pflege der Inventarübersichten

Das bietet der Landkreis

• angenehme Arbeitsumgebung in einem motivierten Team inkl. teambildender Maßnahme (Teamtag)
• attraktive Bezahlung nach TVöD (VKA) – Entgeltgruppe 5
• Jahressonderzahlungen sowie vermögenswirksame Leistungen
• Kostenlose PKW-Stellplätze sowie Zuschuss zum ÖPNV
• betriebliche Altersvorsorge (ZVK)
• verschiedene Qualifikations- und Weiterbildungsangebote
• 30 Tage Erholungsurlaub im Jahr
• sicherer Arbeitsplatz in der Region

Das bringen Sie mit

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Sekretär/-in oder
• erfolgreich abgeschlossener A I Lehrgang an einem Studieninstitut für kommunale Verwaltung
• Kenntnisse von ablauforganisatorischen Zusammenhängen
• sicherer Umgang mit Büro- und Kommunikationstechnik
• gültiger Führerschein Klasse B
• anwendungsbereite PC-Kenntnisse im Bereich Office-Programme (Word, Excel und PowerPoint)
• verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Niveau C2)
• persönliche Integrität, Vorbildcharakter, Lernbereitschaft, Leistungsbereitschaft, Eigenmotivation, Selbstmanagement, Belastbarkeit, Flexibilität, Einsatzbereitschaft, Soziale Kompetenz, Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit
• Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten (insbesondere Anforderungen der Stelle, gewünschte Gestaltung der Teilzeit) entsprochen werden kann.

Bewerbung

Bewerbungen bis zum 02.11.2026 als eine zusammengefasste PDF-Datei (höchstens 10 MB) an [email protected] oder per Post an den Landkreis Spree-Neiße, Haupt- und Personalverwaltung, Heinrich-Heine-Straße 1, 03149 Forst (Lausitz). Bewerbungsfotos und -mappen sind nicht nötig. Bewerbungen von schwerbehinderten und gleichgestellten Menschen sind ausdrücklich willkommen.