Im Joballtag mit PDF-Dateien umgehen

Vor allem in Bürojobs erreichen Angestellte häufig täglich zahlreiche Dokumente, sowohl per Post als auch per Mail. Der Briefversand nimmt stetig ab – immer mehr Dokumente werden digital gepflegt. Es gibt viele Berufe und Jobs, in denen Arbeitnehmer sehr häufig mit PDF-Dateien zu tun haben. Das PDF ist mittlerweile ein Standardformat für Dokumente, Verträge, Formulare und Veröffentlichungen.

Büro- und Verwaltungsberufe

Fast in allen Bürojobs sind PDF-Dateien Teil des Arbeitsalltags. Diese zu empfangen, zu öffnen, zu bearbeiten und korrekt zu speichern ist Standard. Jeder Mitarbeiter im Büro muss eine PDF konvertieren können – andernfalls ist er heutzutage schlichtweg aufgeschmissen. Dies ist jedoch mit entsprechenden Konverter-Programmen ganz einfach möglich: Es muss nur die Datei abgelegt und auf PDF konvertieren geklickt werden.

Als Bürokaufmann oder Kauffrau, Verwaltungsfachangestellte/r oder im Bereich der Assistenz der Geschäftsführung bzw. im Sekretariat kommen diese Aufgaben besonders häufig vor. In allen kaufmännischen Berufen arbeiten auch Auszubildende von Anfang an viel mit Dokumenten und deren Ablage. Steuerfachangestellte und Industriekaufmänner/-kauffrauen zählen ebenfalls dazu.

Verträge, Rechnungen oder Formulare werden meist als PDF versendet oder archiviert. Wenn eine Rechnung oder ein wichtiges Dokument einmal nicht als PDF eingereicht wird, sind Büroangestellte dafür zuständig, es in eine PDF zu konvertieren und entsprechend der Vorgaben aufzubewahren bzw. abzuspeichern.

Auch in juristischen Fachbereichen ist die Arbeit mit PDF-Dateien weit verbreitet. Anwälte bekommen täglich wichtige Unterlagen per PDF. Rechtsanwaltsfachangestellte arbeiten noch mehr mit PDF-Dokumenten. Gerichtsunterlagen, Verträge oder Schriftsätze werden fast immer als PDF gespeichert und verschickt.

Grafik- und Medienberufe

Auch in anderen Branchen, wie in der Gestaltung und im Grafikdesign sind PDF-Dateien ein wichtiges Arbeitswerkzeug.

Medien- oder Grafikdesigner, Layouter oder andere kreative Berufe haben täglich mit PDF-Dokumenten zu tun. Als Standardprogramme dieser Branche werden meist Adobe InDesign oder Adobe Acrobat genutzt, um vorab sogenannte druckbare PDFs für Magazine, Flyer oder Bücher zu erstellen. Auf diese Weise kann eine ideale Übersicht des Layouts und Designs vor der finalen Druckfreigabe gewonnen werden.

IT und Technik

Obwohl Softwareentwickler zwar vor allem in entsprechenden Entwicklungsprogrammen arbeiten, haben sie auch täglich mit PDF-Dateien zu tun. Egal ob im IT-Support, der technischen Dokumentation oder der Softwareentwicklung. Es werden Handbücher, Dokumentationen und Anleitungen fast immer als PDF zur Verfügung gestellt.

Es ist einfacher einen Job zu finden, in dem Arbeitnehmer nie mit dem Öffnen und Speichern von PDFs zu tun haben. Einige handwerkliche Berufsgruppen nutzen Elektronik und somit PDF-Dateien deutlich seltener. Aber selbst hier werden bei der Rechnungserstellung oder Auftragsvergabe meistens entsprechende PDFs versendet. Nicht nur die Möglichkeiten für hybride Arbeit nehmen stetig zu, sondern auch die Notwendigkeit von moderner Technik in eher handwerklich ausgerichteten Berufen.

Umgang mit PDF-Dateien im Studium

Aber nicht nur im Berufsalltag, auch alle Studenten lernen frühzeitig den Umgang mit digitalen PDF-Dateien kennen. Denn fast alle wissenschaftlichen Fachartikel werden als PDF veröffentlicht. Alternativ können sich Studenten diese in der Bibliothek ausleihen und kopieren bzw. über einen Scanner die entsprechenden Seiten einscannen und direkt als PDF abspeichern – moderne Drucker bieten diese Funktion fast immer an.

Ebenfalls müssen die eigenen wissenschaftlichen Arbeiten während des Studiums meist als PDF am Lehrstuhl eingereicht werden.