Das traditionelle, vorpandemische Büro war der Standardarbeitsplatz, zu dem Mitarbeiter fünf Tage die Woche pendelten und an zugewiesenen Schreibtischen und in Kabinen saßen. Heute ist hybride Arbeit einfach die Art und Weise, wie Arbeit stattfindet. Aber während die Menschen die Flexibilität und Auswahlmöglichkeiten schätzen, die hybride Arbeit ermöglicht, haben die flexiblen, unsicheren Zeitpläne der hybriden Arbeit neue Herausforderungen – und Chancen – für das Büro geschaffen, insbesondere im Bereich der Arbeitsplatzbuchung.
Die physischen Arbeitsplätze bleiben ein wesentlicher Knotenpunkt für Zusammenarbeit, Sozialisierung und den Aufbau einer Organisationskultur. Unser traditionelles Konzept des Büros wird jetzt von Organisationen transformiert, die die besten Eigenschaften hybrider Arbeit (Flexibilität und Auswahlmöglichkeiten) aufgreifen und mit den besten Eigenschaften des Büros als Ort der menschlichen Verbindung verbinden.
Die Menschen genießen das Büro, aber sie hassen das Pendeln. Das Büro muss daher seinen Wert beweisen, indem es Vorteile bietet, die Menschen zu Hause nicht erhalten können. Das bedeutet, dass Organisationen Räume schaffen müssen, die Menschen für das Pendeln als lohnenswert erachten, Räume, die einen hohen „Return-on-Commute“ bieten.
Bürotransformation in 6 Schritten
Obwohl das traditionelle Büro verschwunden ist, wollen und brauchen die Menschen immer noch das Büro. Das wirft eine entscheidende Frage auf. Wie transformieren wir das Büro, damit es den Bedürfnissen der Menschen in einer Welt der hybriden Arbeit gerecht wird?
Benennen Sie Ihr Büro um, um seinen Zweck widerzuspiegeln
Viele Organisationen haben aufgehört, ihre Gewerbeimmobilien als „das Büro“ zu bezeichnen, und verwenden stattdessen neue Terminologie, die die Transformation ihrer Arbeitsplätze als Mittel zur Wertschöpfung besser widerspiegelt. Der Technologieriese Cisco bezeichnet sein neues Büro in Atlanta beispielsweise als „Collaboration Center“. Okta, ein Unternehmen für Identitätsmanagement, nennt sein Büro in New York ein „Experience Center“.
Bob Cicero, Hybrid Work Leader bei Cisco (dessen Berufsbezeichnung ein weiterer Hinweis auf die Neubenennung des Cisco-Büros ist), sagt: „Wir betrachten unser umbenanntes Büro in Atlanta als Talent Collaboration Center. Sie kehren nicht zum traditionellen Büro zurück.“ Warum also nicht Ihrem Büro einen neuen Namen geben?
„Return on Commute” (RoC) berücksichtigen
In einer Welt der hybriden Arbeit muss das Büro seine Besuche verdienen, indem es ein attraktives Ziel für persönliche Zusammenarbeit, soziale Verbindung und den Aufbau von Kultur ist. Noch einmal, die Menschen kommen gerne ins Büro, weil sie mit Kollegen interagieren wollen.
Das heutige Büro muss ein „Anziehungspunkt“ sein, kein „Druckmittel“. Ihre Mitarbeiter möchten wissen, warum sie an einem bestimmten Tag pendeln sollten. Für einige Menschen ist ihr Zuhause jetzt der Standardarbeitsplatz. Um den Menschen mehr „Return on Commute“ zu bieten, hat Cisco eine Reihe von sozialen und Unterhaltungsveranstaltungen in seinen Büros in Atlanta sowie Inhouse-Lern-/Netzwerkveranstaltungen wie Führungskonferenzen organisiert.
Was ist der bisher größte Anziehungspunkt des Büros, der die schwierigen Pendelfahrten trotz Frustration lohnenswert macht? Es ist die menschliche Verbindung, die Organisationen fördern sollten. Tatsächlich waren laut der Employee Motivators-Umfrage von Robin 64% der Befragten eher bereit, ins Büro zu kommen, wenn sie wussten, dass auch andere Teammitglieder dort sein würden.
Schaffen Sie flexible, modulare Bürolayouts
Die Arbeit ist heute flexibler denn je, daher müssen Büromöbel und -ausrüstung beweglich und anpassbar sein, um den Bedürfnissen der Menschen nach Komfort, Zusammenarbeit, digitaler Verbindung und mehr gerecht zu werden. Organisationen überdenken ihre alten Grundrisse und beseitigen zugewiesene Schreibtische und zugewiesene Teamcluster.
Ein transformierter Arbeitsplatz könnte Hot Desking und Hoteling umfassen, unterstützt durch Schreibtisch- und Besprechungsraumbuchungssoftware und/oder dedizierte Nachbarschaften, die bestimmte Arbeitsweisen unterstützen, wie Zusammenarbeit, Brainstorming, ruhiges Eintauchen, Entspannung/soziale Interaktion und mehr.
Zum Beispiel hat das Möbelunternehmen COR hybride Arbeit übernommen und ist in einen kleineren Firmenarbeitsplatz umgezogen. Durch die Einführung eines „Hot-Desking“-Ansatzes mit Unterstützung von Robin konnte COR 60 % mehr Mitarbeiter in einem Büro unterbringen, das um 32 % kleiner war, was zu mehr Zusammenarbeit und erheblichen Kosteneinsparungen im Bereich des Immobilienmanagements führte.
Investieren Sie in technologische Lösungen für den Arbeitsplatz
Die Transformation des Büros ist ein Prozess des Zusammenspielens:
- des physischen Raums,
- der Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter,
- Ihrer Geschäftspraktiken und Prozesse und
- Ihrer Technologiewerkzeuge, die die Transformation ermöglichen.
Sie können beispielsweise kein Hot Desking umsetzen, wenn Sie die Praxis nicht mit einem effektiven Schreibtischbuchungssystem unterstützen. Andernfalls haben Sie Menschen, die erscheinen und um Schreibtische kämpfen oder nach Hause zurückkehren müssen, weil alle „Hot Desks“ um 8:45 Uhr besetzt sind. Das wäre Chaos.
Sie bräuchten auch ein Buchungssystem für Besprechungsräume, damit die Mitarbeiter wissen, welche Besprechungsräume verfügbar sind und wann, anstatt dass Teams durch die Gänge streifen und nach verfügbarem Besprechungsraum suchen.
Die richtige Technologie zur Unterstützung Ihrer Mitarbeiter ist ein unverzichtbares Element im Büro. Stellen Sie sicher, dass Sie die Lösungen implementieren, die Teams benötigen, um ihre beste Arbeit zu leisten.
Nutzen Sie Arbeitsplatzanalytik, um Ihre Arbeitsplatzstrategie zu verbessern
Arbeitsplatztechnologien (wie Schreibtisch- und Besprechungsraumbuchungssoftware) und Arbeitsplatzerlebnisplattformen sollten Echtzeitdaten zur Raumnutzung liefern, die Arbeitsplatzführungskräfte nutzen können, um genau zu bestimmen, wie sie das Büro transformieren.
Die eingehenden Daten dienen als Navigationssystem und zeigen Organisationen, wie es um ihren Arbeitsbereich steht und welche Anpassungen vorgenommen werden sollten, um den sich entwickelnden Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden. Eine bessere Raumverwaltung führt zu einer effektiveren Nutzung Ihres Raums.
Beispielsweise können Sie Ihre Daten analysieren, um genau zu bestimmen, welche Bereiche Ihres Büros am meisten genutzt werden und welche untergenutzt sind. Von dort aus können Sie Ihr Layout anpassen, um wenig frequentierte Bereiche in Räume umzuwandeln, die derzeit stark nachgefragt werden. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie Ihr gesamtes Büro so effektiv wie möglich nutzen.
Einen vertrauenswürdigen Transformationspartner finden
Letztendlich werden Ihnen die oben genannten Schritte dabei helfen, Ihr Büro in einen Mittelpunkt für Mitarbeitererfahrung und menschliche Verbindung zu verwandeln. Aber es gibt Zeiten, in denen Sie Hilfe bei Ihren Transformationsbemühungen benötigen, sei es bei der Technologie oder bei Richtlinien/Prozessen.
Genau hier kommen wir ins Spiel. Bei UnSpot helfen wir Organisationen wie Ihrer dabei, das Büro effektiv mit unserer führenden Arbeitsplatzerlebnisplattform zu transformieren.
