Auch wenn Unternehmen nicht dazu verpflichtet sind, entscheiden sich die meisten Arbeitgeber früher oder später für die Einführung eines modernen Zeiterfassungssystems. Schließlich arbeiten diese digitalen Systeme im Vergleich zu manuellen Methoden zuverlässiger und effizienter. Hier gibt es Infos, welche gesetzlichen Regeln bei der Nutzung moderner Zeiterfassungssysteme gelten.
Schutz des Persönlichkeitsrechts muss gewährleistet sein
Eine automatische Zeiterfassung bietet sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer zahlreiche Vorteile. Kleinere Unternehmen setzen zumeist auf einfache Lösungen, die unabhängig von der Plattform auch browsergesteuert arbeiten. Das bedeutet, dass die Daten flexibel und in Echtzeit abgerufen werden können.
Zugang zu den Daten sollten aber nur befugte Personen aus dem Betrieb haben und natürlich der Mitarbeiter selbst. Diese Regelung findet man im Betriebsverfassungsgesetz, außerdem das Verbot, persönliche Daten der Mitarbeiter für betriebsfremde Zwecke zu missbrauchen. Eine Überwachung der Mitarbeiter ohne deren Wissen ist grundsätzlich nicht erlaubt und gilt daher als strafbar.
Auch die Mitarbeiter sind verpflichtet, sich an eine wichtige Regel zu halten: Sämtliche Angaben, die sie selbst hinterlegen, müssen der Wahrheit entsprechen. Werden absichtlich Fehler bei den Daten gemacht, hat der Betrieb die Möglichkeit, den Mitarbeiter abzumahnen. Je nach Umfang kann der Arbeitgeber sogar eine fristlose Kündigung aussprechen, da die falsche Angabe von Daten als Urkundenfälschung angesehen wird. Auf der Seite betriebsrat.de gibt es weitere detaillierte Informationen rund um die Themen „Urkunden“ und „Urkundenfälschung“.
Recht auf Mitbestimmung beachten
Wenn in einem Unternehmen ein Betriebsrat vorhanden ist, hat dieser vor der Einführung eines neuen Zeiterfassungssystems das Recht auf Bestimmung. So lautet ebenfalls eine Klausel im Betriebsverfassungsgesetz. Für den Arbeitgeber ist es also wichtig, die Mitglieder des Betriebsrats rechtzeitig über das neue System und die Pläne zu seiner Einführung zu informieren. Dasselbe gilt für den Personalrat, der im öffentlichen Dienst den Schutz der Mitarbeiterrechte überwacht.
Für Arbeitgeber ist es in diesem Zusammenhang empfehlenswert, eine Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat auszuhandeln. Diese sollte gleichzeitig mit der Einführung des neuen Systems ihre Gültigkeit erhalten. Die Vereinbarung sollte betriebsspezifische Bestimmungen und Regeln enthalten, die vorab zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat ausgehandelt wurden.
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