Für manche Unternehmen, die einen Fuhrpark besitzen, mag es schwer nachvollziehbar sein, dass es andere gibt, die kein professionelles Fuhrparkmanagement haben. Das Problem ist entweder, dass sie das richtige, ausgebildete Personal nicht haben oder dass sie das Thema als unwichtig betrachten. Oft wird auch der Arbeitsaufwand im Zusammenhang mit dem Fuhrparkmanagement unterschätzt.
Tipps für den (Wieder-)Einstieg ins Fuhrparkmanagement
Beim Fuhrparkmanagement kommt es oft vor, dass einfach ein Mitarbeiter für die Verantwortung des Fuhrparks bestimmt wird, wenn er in seiner eigentlichen Arbeit nicht ausgelastet ist. Oder das Thema wird sogar an einen Auszubildenden delegiert. Das Problem ist, dass das Fuhrparkmanagement viele verschiedene Aufgabenbereiche umfasst und Neulinge schnell den Überblick verlieren können. Selbst erfahrene Fuhrpark-Manager sollten daher regelmäßig die Aktualität ihrer Arbeitsabläufe überprüfen
Aufgrund dessen, dass sich die Technologie sowie die Mobilitätskonzepte immer wieder verändern, wird dafür gesorgt, dass sich das Management immer wieder verändert. Fuhrparkmanagement ist mehr als „nur“ die Daten von FleetGO Fahrerkarte auslesen und Daten speichern. Daher hier einige wertvolle Tipps, in Bezug auf das moderne Fuhrparkmanagement.
Die Rechten und Pflichten stets im Blick behalten
Egal ob die Tätigkeit neu aufgenommen wird oder das Fuhrparkmanagement bei einem neuen Arbeitgeber übernommen wird – es ist wichtig, dass die Rechtsgrundlagen von Beginn an klar sind und der Fuhrparkmanager sich diese von Beginn an vor Augen führt, um zu weitreichende Strafen zu vermeiden. Wer sich nicht sicher ist, der sollte ein Seminar für Fuhrparkrecht besuchen. Diese werden regelmäßig von Fachanwälten für Verkehrsrecht angeboten sowie von Verbänden und Prüfgesellschaften.
Zu den rechtlichen Pflichten des Fuhrparkmanagers zählen z. B. die Kontrolle der Führerscheine, die Fahrunterweisung und die Fahrzeugprüfung nach UVV. Werden die Pflichten nicht ernst genommen bzw. vernachlässigt, dann kann dies zum Teil hohe Geldbußen mit sich ziehen oder es kann sogar zu einer Freiheitsstrafe kommen.
Digitale & automatisierte Lösungen nutzen
Selbst wenn die klassische Excel-Tabelle gute Dienste geleistet hat in der Vergangenheit, so ist diese bei der Organisation und Strukturierung des Fuhrparkmanagements komplett fehl am Platz. Automatisierte Datenbanksysteme sind hier empfehlenswerter, denn die Fahrerdaten müssen lediglich einmal angelegt werden und so kann alles in einem System abgedeckt werden wie die Führerscheinkontrolle und die Fahrerunterweisung. Dank Telematik-Systemen ist es sogar möglich, auf die Verbrauchswerte zuzugreifen. Man kann das Fahrzeug mithilfe der GPS Ortung stets im Blick haben, wo es sich gerade befindet.
Stetige Kommunikation mit den Fahrern
Die Kommunikation mit den Fahrern der Dienstwagen. Im Fuhrparkmanagement findet der Begriff „flexible Mobilität“ zunehmend Anklang. Carsharing stellt eine echte Alternative zum Dienstfahrzeug dar – neben der Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel. Auch mit E-Bikes oder Pedelecs sieht es ähnlich aus. Ähnlich wie Pkw können die elektrischen Fahrräder ausgestattet werden und sie haben zudem einen positiven Nebeneffekt auf die Gesundheit.
Geht es darum, den Mitarbeitern noch mehr Flexibilität zu bieten, dann ist ein Mobilitätsbudget eine Alternative. Zum Beispiel erhalten die Mitarbeiter eine Art „Prepaid-Karte“ mit einem festen Budget und darüber können sie dann selbst verfügen, beispielsweise für den Einsatz bei Bus, Bahn, Carsharing etc.
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Die allgemeine Handhabung mit Firmenfahrzeugen wird durch die Car Policy geregelt und diese ist von allen Mitarbeitern einzuhalten. Das Ziel ist es, die Anspruchsgruppen für die Überlassung von Firmenfahrzeugen zu definieren. Zugleich werden die Aufgaben der Fuhrparkverantwortlichen und der Mitarbeiter bestimmt. Von Beginn an werden mit der Car Policy klare Regeln und Pflichten festgelegt, die für alle Fahrer der Dienstwagen gelten. Damit wird nicht nur für Übersichtlichkeit gesorgt, sondern es wird Zeit gespart. Die Car Policy wird anders als bei einem Dienstwagenüberlassungsvertrag nicht mit jedem einzelnen Mitarbeiter abgeschlossen, sondern enthält allgemeine Regelungen. Diese geben vor, welcher Mitarbeiter mit welchem Fahrzeug fahren darf. Zudem werden die Prozesse rund um die Beschaffung und Rückgabe der Firmenwagen darin bestimmt.
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