„Die Digitalisierung bietet Unternehmen vielfältige Möglichkeiten, um bestehende Abläufe und Strukturen zu verbessern. Unser Ziel war es, die Arbeit im Einkauf einfacher und übersichtlicher zu machen“, sagt Oliver Mrosk, Mitarbeiter aus dem Einkaufsbereich der LEAG. Das größte ostdeutsche Energieunternehmen kauft jährlich Waren und Dienstleistungen mit einem Volumen von über 800 Millionen Euro ein. Für Preisabfragen mussten bisher in der Regel alle benötigten Unterlagen ausgedruckt und teilweise mit einer CD-ROM versehen den potenziellen Lieferanten per Post zugeschickt werden. Auch für die abschließende Archivierung war es erforderlich, alle relevanten Dokumente eines Vorgangs in Papierform vorliegen zu haben. Um künftig gänzlich auf Ausdrucke verzichten zu können, rief die LEAG Ende vergangenen Jahres ein dreiköpfiges Projektteam ins Leben und beauftragte dieses mit der Suche nach einer geeigneten digitalen Lösung.
Die wichtigsten Ziele in der Digitalisierungsstrategie der Beschaffung bestanden darin, Genehmigungen einschließlich der Vertragssignaturen über elektronische Workflows einzuholen, alle Dokumente im Beschaffungsprozess künftig im SAP-System abbilden zu können und das bestehende Papierarchiv damit überflüssig zu machen. Neun Lösungen sah sich das Projektteam genauer an und fand mit der top xRM Einkaufsakte von top flow eine Möglichkeit zur Anbindung an das SAP-ERP-Modul MM. Die Lösung ermöglicht es, sämtlicheInformationen, Dokumente und Funktionen wie SAP-Objekte, Office- Dateien oder E-Mails in einer elektronischen Akte zusammenzuführenund dort strukturiert abzulegen. Parallel suchte das Projektteam weiter nach einer Ausschreibungslösung, um insbesondere auch Auktionen auf elektronischem Weg durchführen zu können. Mit ausschreiben24.com von prego services fand es hierfür eine geeignete Plattform und brachte im Anschluss beide Anbieter zusammen. „Die Lösungen ergänzen sich sehr gut und ermöglichen uns, den ganzen Einkaufsprozess in unserem SAP-System abbilden zu können“, so
Mrosk.
Der Ablauf ist dabei denkbar einfach: Zunächst kann wie gewohnt von einer Abteilung des Unternehmens ein Bedarf über eine Bestellanforderung aufgegeben werden. Mithilfe der top xRM Einkaufsakte können dann benötigte Dokumente als ZIP-Dateien von lokalen Rechnern hoch- beziehungsweise heruntergeladen werden. Die Durchführung der Auktionen, einschließlich der Versendung der Unterlagen, der Kommunikation mit den Bietern sowie der Ermittlung des Bestgebots erfolgt im Anschluss über auschreiben24.com. Abschließend kann die gesamte Verfahrensakte ins SAP-System zurückgespielt und dort archiviert werden.
Mrosk zieht eine positive Bilanz: „Der Aufwand für die Ausschreibungsphase ist gesunken, die Möglichkeiten zur Nachverfolgung bei laufenden Ausschreibungen wurden signifikant verbessert und durch die zentrale Ablage sind auch Vertretungsarbeiten viel leichter geworden. Alles ist an seiner Stelle und muss nicht mehr mühsam in Papierablagen gesucht werden“, erklärt er. Anfang dieses Jahres wurde ausschreiben24.com nach einer kurzen Implementierungszeit produktiv genommen. Seitdem konnten bereits mehr als 170 Ausschreibungen digital durchgeführt werden. Auch Jürgen Zeifang, Leiter Implementierung ECM bei der top flow GmbH, zeigt sich zufrieden: „Die Zusammenarbeit war sehr gut. Alles lief völlig problemlos“, sagt er. Marcel Wendt, Fachbereichsleiter Logistik und Produktexperte für eSourcing bei der prego services GmbH, sieht in der Zusammenarbeit auch ein Modell für zukünftige Projekte: „Jede Einkaufsabteilung hat ihre eigenen spezifischen Anforderungen. Um diesen gerecht zu werden, bieten wir ein hohes Maß an Flexibilität und sind auch jederzeit für Kooperationen offen“, erklärt er.Weitere Informationen zu ausschreiben24.com unter: www.ausschreiben24.comBildunterzeilen:
Foto: LEAG / ausschreiben24
pm/red
