Stelle online seit 12.11.2026
Aufgaben und Anforderungen
Aufgabenbereich:
• allgemeine Organisations- und Sekretariatsaufgaben
Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost
Registraturarbeiten und Aktenverwaltung
Ausführung von Schreibarbeiten entsprechend den Vorgaben sowie anfallende Kopierarbeiten
Ablage des Schriftgutes im Sekretariat und der Amtsleitung
Führen des Literaturverzeichnisses vom Jugendamt
allgemeine Bürgerberatung, Entgegennahme von Bürgeranliegen und Vermittlung,
Besucherverkehr koordinieren
Erstellen von Formularen
Prüfen der zur Unterschrift vorgelegten Schriftstücke/Dokumentationen auf formale Richtigkeit (z. B. Richtlinien, Verwaltungsbericht des Jugendamtes, Protokolle, etc.)
Terminangelegenheiten (Termine koordinieren, notieren, Wiedervorlage führen)
weitere organisatorische Angelegenheiten wahrnehmen (z. B. Vorbereitung von Sitzungen, Organisation von Dienstreisen)
Telefondienst wahrnehmen
Erledigung von Scan- und Druckarbeiten
Bedarfsermittlung, Anforderung und Verwaltung von Büromaterial
Führen des Urlaubsplans, Unterstützung bei der Dienstplanung der Rufbereitschaft
Verwalten der zentralen E-Mail-Postfächer, besonderes Behördenpostfach (beBPo)
Unterstützung bei laufenden Projekten
Mitwirkung bei Inventuren im Amt
• organisatorische Vor- und Nachbereitungen von Ausschusssitzungen (Unterausschuss Jugendhilfeplanung und Jugendhilfeausschuss) einschließlich dem Erstellen der Protokolle und sonstigen Korrespondenzen
• Archivierung der Ablage des Jugendamtes
Anforderungsprofil:
• eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Bürokaufmann/-frau, Facharbeiter/in Schreibtechnik oder Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, Industriekauffrau/-kaufmann
• Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Bürgerorientierung
• Flexibilität
• Sorgfalt, Organisationsfähigkeit
• anwendungsbereite Kenntnisse MS-Office (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
• Fahrerlaubnis der Klasse B und Selbstfahrbereitschaft
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