Umzug! Das ist ein Wort, das für viele direkt mit Stress in Verbindung gebracht wird. Denn ein Umzug ist mit Kisten packen, ausmisten, schleppen und auspacken verbunden. Hinzu kommen Organisations- und Koordinationsaufgaben, es gibt Zeiten, in denen resigniert oder sogar kapituliert wird. Doch dann ist es so weit! Die neue Wohnung ist bezogen, man ist glücklich, denn alles ist geschafft. Auch in vielen Unternehmen steht ein Umzug an, und zwar in die Cloud.
2023: eine moderne HR-Software ist unumgänglich
Über den Personalabteilungen, Verwaltungen und Vertriebsteams schwebt das Thema Cloud wie eine (dunkle) Wolke über den Mitarbeitern. Gibt es eigentlich noch Unternehmen, die sich noch nicht mit dem Thema beschäftigt haben? Klar ist, dass Unternehmen in der Zukunft auf cloudbasierte Anwendungen zugreifen müssen, sofern es darum geht eine moderne und gewartete Software-Lösung einzusetzen. Fast alle IT-Anbieter haben sich die Cloud-Strategie bereits auf die Fahne geschrieben und bieten Lösungen an, wie ein Performance Management.
Unternehmen, die mit dem Gedanken spielen, in eine Cloud umzuziehen, die müssen wie bei einem normalen Umzug einiges bedenken und beachten.
Bevor der Umzug startet: Welche Bleibe eignet sich?
Wer umziehen möchte, der muss zuerst eine neue Bleibe finden. Damit der Ausgang erfolgreich ist, gilt es die Rahmenbedingungen zu definieren. Soll es ein Haus sein oder eine Wohnung? Oder vielleicht doch selbst bauen oder etwas geeignetes Anmieten? Dann stehen noch weitere Fragen im Raum: Größe, Ausstattung, Preiskategorie.
Bei der Suche nach einer Cloudlösung verhält es sich im Grunde nicht anders. Wobei dann Fragen im Raum stehen wie:
Welche Herausforderungen muss die Cloud-Lösung erfüllen?
Welche Funktionen sind Muss- und Kann-Kriterien?
Welcher Umfang wird benötigt?
Die Kosten-Nutzen-Strategie
Die Frage nach Kauf oder Bau stellt sich nicht!
Eine Cloud-basierte HR-Lösung nimmt den Unternehmen vom ersten Moment an die Entscheidung ab: den Bau eines Eigenheims nach eigenen Ideen oder ein bestehendes Objekt anzumieten. Unternehmen, die sich für eine Cloud-Lösung entscheiden, mieten sich in eine Software ein. Diese gibt in gewissen Maßen vor, wie das System später aussieht. Das bedeutet, Dach und Grundmauern sind bereits vorhanden und letztendlich ist es dann die eigene Entscheidung, wie die Wände tapeziert werden oder wer welchen Raum erhält. Geht es darum, den Grundriss zu verändern, so ist dies nicht möglich in Cloud-basierten Lösungen.
Hinzu kommt, dass regelmäßig die „Miete“ zu zahlen ist, wie bei jedem Mietobjekt. Es ist sicherlich jedem bereits einmal passiert, dass er etwas angemietet hat und das Objekt am Ende nicht zu 100 Prozent den eigenen Erwartungen entsprochen hat. Entweder ist die Küche zu klein oder das Bad verfügt lediglich über eine Dusche und die Badewanne fehlt. Zumeist lassen sich diese Änderungen nicht (mehr) nach einem Umzug realisieren. So auch bei einer Cloud-Lösung. Denn es handelt sich dabei nicht um ein kundeneigenes System, sodass es nicht möglich ist, eigenmächtig den Inhalt festzulegen.
Sprich, es gilt sich den Gegebenheiten anzupassen, aber das bedeutet nicht, dass alles beim Standard bleiben muss. Zumeist besteht die Möglichkeit, Systeme an die bestehenden Prozesse an die unternehmenseigenen Vorgaben anzupassen, wie bspw. die Factorial Prozessoptimierung. Aber dennoch sollten sich Unternehmen darüber klar sein, dass es gewisse Limitationen in jedem Cloud-System gibt.
Der „Vermieter“ übernimmt die Wartungsaufgaben
Der wesentliche Vorteil von einem Mietobjekt ist, dass der „Vermieter“ zuständig ist, wenn es darum geht, das Objekt instand zu halten und zu renovieren. Bei einer Cloud-Lösung ist es somit der Anbieter der Software, der sicherstellt, dass das System stets auf dem neuesten Stand ist. Dies ist besonders wichtig, in Hinsicht auf die schnelllebige HR-Welt. Hier ist die EU Datenschutz Grundverordnung ein gutes Beispiel. So müssen alle Systeme geprüft werden, ob diese den aktuellen Stand der DSGVO einhalten oder ob eine Anpassung notwendig ist. Ein größerer Aufwand ist es, eine eigene Software Up to Date zu halten. Doch wird eine Cloud-Lösung angemietet, dann ist es die Aufgabe des Anbieters, die Regelungen umzusetzen und das System aktuell zu halten.
