Die Nebenkostenabrechnung ist und bleibt ein leidiges Thema. Immer wieder kommt es zu Diskrepanzen zwischen Vermietern und Mietern, wenn es um die jährliche Abrechnung der Betriebskosten geht. Worauf sollte man als Mieter bei der Nebenkostenabrechnung achten? Welche Betriebskosten sind tatsächlich umlagefähig und welche nicht? Und was kann man gegen eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung tun? All das erfahren Sie hier.
Erst prüfen, dann zahlen!
Irren ist menschlich – auch bei der Abrechnung der Betriebskosten können Fehler auftreten. Besonders private Vermieter, die alles selbst regeln, haben Schwierigkeiten, die Vorgaben der Abrechnung zu verstehen und entsprechend korrekt umzusetzen. In der Regel können kleine Unrichtigkeiten durch ein Schreiben an den Vermieter behoben werden und beide Parteien finden eine konfliktfreie Lösung. Dennoch ist es nicht unüblich, dass eine falsche Nebenkostenabrechnung in einen fiesen Streit ausartet, der die Beziehung zwischen Vermieter und Mieter nachhaltig schädigt.
Grundsätzlich sollten Mieter daher die Nebenkostenabrechnung prüfen lassen. Im Übrigen hat auch der Vermieter die Möglichkeit, die Nebenkostenabrechnung auf Korrektheit prüfen zu lassen. Nur so kann sichergestellt werden, dass jeder das zahlt, was er tatsächlich zahlen muss.
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter eingehen?
Damit der Vermieter die abgerechneten Nebenkosten überhaupt geltend machen kann, muss eine fristgerechte Abrechnung erfolgen. Gesetzlich ist der Vermieter dazu verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums zu erstellen.
Der Abrechnungszeitraum ist in der Regel im Mietvertrag festgelegt, deckt sich allerdings häufig mit dem Kalenderjahr. Das bedeutet, dass die Nebenkosten für das Jahr 2021 bis spätestens zum 31. Dezember 2022 abgerechnet sein müssen.
Wichtig ist, dass die Frist nur als gewahrt gilt, wenn der Mieter den Brief spätestens am Stichtag erhält. Es zählt stets der Eingang der Nebenkostenabrechnung und nicht etwa das Erstellungsdatum.
Welche Betriebskosten sind umlagefähig?
Halten Mieter ihre Nebenkostenabrechnung in der Hand, werden sie zunächst von Zahlen und den unterschiedlichsten Positionen erschlagen. Um einen besseren Durchblick zu erhalten, müssen Mieter wissen, welche Betriebskosten der Vermieter auf die einzelnen Mieter umlegen kann. Diese ergeben sich aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch, der Betriebskostenverordnung sowie dem Mietvertrag.
Folgende Betriebskosten sind umlagefähig:
- Grundsteuer
- Heizkosten, Warmwasser, Abwasser (verbrauchsabhängige Betriebskosten)
- Hausmeister
- Treppenhausreinigung
- Aufzugkosten
- Allgemeinstrom (z. B. Treppenhausbeleuchtung)
- Kosten für Waschraum
- Müllgebühren
- Straßenreinigung
- Gartenpflege
- Versicherungen (Sach- und Haftpflichtversicherung, Gebäudeversicherung)
- Kabelanschluss (sofern vorhanden)
- sonstige Betriebskosten
Welche Kosten müssen Mieter nicht zahlen?
Darüber hinaus gibt es Kosten, die der Vermieter selbst tragen muss. Dazu gehören unter anderem Verwaltungskosten wie Kosten für die Hausverwaltung, Bankgebühren, Zinsen, Porto und Telefon.
Auch Instandhaltungskosten und Reparaturkosten sind nicht umlagefähig.
Ebenso müssen die Anschaffungskosten für die Erfüllung der Rauchmelderpflicht nicht von den Mietern bezahlt werden. Wartungskosten für die Geräte kann der Vermieter jedoch auf die Mieter umlegen, sofern dies explizit im Mietvertrag vereinbart wurde.
Die Betriebskosten für den Leerstand einer im Mietshaus befindlichen Wohnung müssen ebenfalls vom Vermieter übernommen werden und haben daher nichts in der Nebenkostenabrechnung zu suchen.
Wurde der Umlageschlüssel korrekt angewendet?
Neben den einzelnen Positionen sollten Mieter überprüfen, ob der Umlageschlüssel richtig genannt und angewendet wurde. In der Regel orientiert sich dieser an der Anzahl der im Haus lebenden Personen oder an der Wohnfläche der einzelnen Mietwohnungen.
Der festgelegte Verteilerschlüssel muss im Mietvertrag genannt werden und den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen.
Checkliste für eine korrekte Nebenkostenabrechnung
- Ist die Nebenkostenabrechnung fristgerecht eingegangen?
- Wurde der Abrechnungszeitraum korrekt angegeben?
- Ist der Umlageschlüssel erläutert und richtig angewendet worden?
- Sind die zu zahlenden Gesamtkosten ersichtlich?
- Wurden alle etwaig geleisteten Vorauszahlungen berücksichtigt?
- Sind die Zählerstände mit den richtigen Daten aufgeführt?
- Sind jegliche umlagefähigen Nebenkosten exakt aufgeschlüsselt?
- Ist die angegebene Wohnfläche korrekt?
Was tun, wenn die Nebenkostenabrechnung fehlerhaft ist?
Ergeben sich bei der erstmaligen Überprüfung der Nebenkostenabrechnung Bedenken, so haben Mieter das Recht, die zugrunde liegenden Rechnungsunterlagen einzusehen. Weiterhin kann der örtliche Mieterverein bei der Prüfung der Nebenkostenabrechnung behilflich sein.
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Alternativ kann die Prüfung durch einen Fachanwalt erfolgen, der sich anschließend direkt an den Vermieter wenden kann. Experten empfehlen, innerhalb von 14 Tagen einen Rechtsbeistand zurate zu ziehen, da die Zahlung der Nebenkosten innerhalb von 30 Tagen erfolgen muss, sofern die Abrechnung korrekt erfolgt ist.
Die Einspruchsfrist gegen die Nebenkostenabrechnung für den Mieter beträgt laut § 556 Abs. 3 BGB 12 Monate nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung.
