Die Produktivität eines Unternehmens bestimmt dessen Erfolg und Wirtschaftlichkeit am Markt. Sie ist verschiedenen Faktoren ausgesetzt und unterliegt Schwankungen. Für ein langfristiges Bestehen, auch gegenüber der Konkurrenz, sollten vor allem kleine und mittelständische Unternehmen ihre Produktivität steigern können. Dazu muss klar sein, wie sie sich berechnet und wie genau sie nachhaltig verbessert werden kann. In Krisenzeiten scheint das nicht sehr einfach. Diese fünf Tipps helfen auch bei der aktuellen Wirtschaftslage weiter.
Tipp 1: Realistisch bleiben
Die Produktivität eines Unternehmens setzt sich aus verschiedenen Faktoren zusammen, die eine wahre Erfolgsformel ergeben. Dazu zählen Energie, Kapital, Arbeitskraft und auch Material. Diese werden einem fertigen Produkt oder einer Dienstleistung gegenübergestellt. Grob zusammengefasst beschreibt die Produktivität den Aufwand des Unternehmens, um eine Dienstleistung anzubieten oder eine bestimmte Produktmenge zu veräußern. Am einfachsten stellen Sie die getätigten Ausgaben dem erwirtschafteten Kapital gegenüber. In fast allen Bereichen hilft eine einfache Formel zur Produktivität weiter:
| Produktivität = Output / Input |
Sollen Gewinne gesteigert werden, spielt die wirtschaftliche Produktivität eine wichtige Rolle. Sie entscheidet, ob sich das Unternehmen noch tragen kann. Unter der Optimierung von Ressourcen und Arbeitskräften ist diese durchaus zu steigern. Wichtig dabei: die gesteckten Ziele sollten realistisch bleiben. Unternehmer sollten sich mit einer vorgegebenen Planung nicht zu viel abverlangen oder den Zeitraum zu eng stricken. Schwer erreichbare Ziele beeinflussen die Motivation und sorgen letztlich für Frustration beim gesamten Arbeitsgeschehen. Bis zu einem gewissen Grad fördern etwas schwierigere Ziele dafür mehr kreative Ideen und Innovationen. Ein Mittelweg scheint also angebracht. Realistische Ziele wirken sich auf die Arbeitsmoral der Mitarbeiter aus und alle gemeinsam steigern die Produktivität. Erreichte Erfolge lösen wiederum einen neuen Schub an Motivation aus.
Tipp 2: Qualitätssicherung und Dokumentenmanagement
Die Produktivität lässt sich auch steigern, indem Strukturen innerhalb der Firma vereinfacht und Arbeitsprozesse deutlich vereinfacht werden. Mitarbeiten brauchen dazu Eigenverantwortung und eine selbstständige Arbeitsweise. Aufgaben sollen an Kollegen delegiert werden, um einzelne Schritte zu verkürzen und Freigaben innerhalb der Produktionskette zu vereinfachen. Damit dieses System aber auf sicheren Beinen steht, ist eine Qualitätssicherung wichtig. Wie kann also im Unternehmen die geforderte Qualität sicher und zuverlässig eingehalten werden? Feste Strukturen, Abläufe und Dokumentationen helfen dabei.
Ein ebenso wichtiger Tipp ist das digitale Dokumentenmanagement. Alle Unterlagen im Unternehmen werden zentral erfasst und stehen in digitaler Form in allen Bereichen zur Verfügung. Das Dokumentenmanagement-System der Menger Engineering GmbH aus Leipzig hilft dabei, Rechnung, Bestellungen, Betriebsanweisungen und mehr geordnet abzulegen. Dabei kann das System in sämtlichen Abteilungen zum Einsatz kommen und vereinfacht Arbeitsprozesse und Strukturen, da Aufgaben und Zuständigkeiten vorab klar definiert und kommuniziert sind.
Tipp 3: Präzise Anweisungen
Wichtige Themen oder neue Aufgaben im Unternehmen brauchen keine langen Meetings oder Diskussionen. Klare Anweisungen und Vorgaben bei Zielen und Zeit helfen, die Produktivität zu steigern. Dazu gehört, Prioritäten zu setzen und Anweisungen präzise zu formulieren. Auch Kollegen und Mitarbeiter sollen ihre Themen ohne groß abzuschweifen darstellen und Probleme lösungsorientiert klären. Mögliche Störfaktoren sind mit diesem Prinzip schnell isoliert und stehen auf der Agenda. Zudem sollte jeder Arbeitsbereich sofort Zugang zu neuen Anweisungen bekommen. Das lässt sich wiederum mit einer geeigneten Software oder einem Dokumentenmanagement-System umsetzen. Das Zentrum von Industrie und Wirtschaft verlagert sich immer mehr auf die digitale Ebene und ist schnell verteilbar und abrufbereit.
Tipp 4: Pausen schaffen und Energie bündeln
Kein Mitarbeiter gibt 8 Stunden am Stück Vollgas. Der Tagesablauf sollte sinnvoll strukturiert sein und Zeit für erholsame Aufgaben und Pausen lassen. Hinter diesem Gedanken steckt das Bündeln von Energie. Aufgaben können dadurch priorisiert erledigt werden und Mitarbeiter gehen zielstrebig bei der Bewältigung des Arbeitsaufkommens vor. Natürlich sollte es hier auch Erholungsphasen geben, um seine Gedanken zu sammeln und die Energie wieder neu bündeln. Die Mitarbeiter gehen dann wieder motivierter und glücklicher an die nächste Aufgabe heran. Das gilt übrigens auch für die Führungskräfte. Selbst die Inhaber sollten sich Pausen gönnen, Kontakt zu ihren Mitarbeitern suchen und mit vereinten Kräften das nächste Thema eingehen. Steht der Körper permanent unter Stress und versinkt in Arbeit, fällt die Produktivität ganz schnell ab.
Tipp 5: Multitasking stoppen und Aufgaben delegieren
Fehlende Produktivität ist oftmals ein Zeichen von Überlastung. Multitasking klingt zunächst zielführend, da mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigt werden können. Letztlich schmälert es aber die Produktivität und funktioniert nicht. Die Fehlerquote steigt und die meisten Arbeiten dauern viel länger. Am besten ist es, eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen. Was selbst nicht geschafft werden kann, muss delegiert werden. Das gilt sowohl für Führungskräfte als auch für die Mitarbeiter eines Unternehmens. Vielleicht hilft es in manchen Aufgabenbereichen, externe Dienstleister zu akquirieren. Wer Aufgaben abgibt und sich auf seine Kernkompetenzen konzentriert, wird automatisch produktiver.
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