Die Urlaubsplanung innerhalb des Unternehmens sollte immer so früh wie möglich in Angriff genommen werden. Die Planung erfordert einiges an Zeit und Geschick, sodass sowohl die Interessen der Mitarbeiter*innen als auch der Ablauf im Unternehmen sichergestellt werden. Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie die Urlaubsplanung gelingt und worauf Sie dabei unbedingt achten sollten.
Stellen Sie klare Regeln für die Urlaubsplanung auf
Ganz wichtig ist es, dass rund um die Urlaubsplanung klare Regeln festgelegt werden. Um sicherzustellen, dass diese auch eingehalten werden, ist es empfehlenswert, die Regeln in die Betriebsvereinbarung aufzunehmen. Die HR-Abteilung erarbeitet diese Regeln oder wirkt zumindest dabei mit. Je klarer die Urlaubsplanung geregelt ist, desto weniger Fragen entstehen später.
Vorteile der digitalen Urlaubsplanung
In vielen Unternehmen wird der Urlaubsplan noch heute per Hand oder über eine Excel-Tabelle erstellt. Doch die digitale Urlaubsplanung ist um einiges einfacher und besser. So finden Sie unter https://www.papershift.com/urlaubsplaner/ einen Urlaubsplaner, mit dem Sie die Urlaubsverwaltung online und cloudbasiert vornehmen können.
Da viele verschiedene Parameter individuell eingestellt werden können, funktioniert die digitale Urlaubsverwaltung teilweise automatisch und weist Sie auf logische Fehler hin. Das vereinfacht den Prozess und sorgt für eine zuverlässige Planung.
Übersicht über die Urlaubsplanung
Die Urlaubsplanung erfolgt deutlich einfacher, wenn es lediglich einen zentralen Ort gibt, an dem diese erfolgt. Ein digitaler Urlaubsplan kann zudem von allen elektrischen Endgeräten aus aufgerufen und in Echtzeit angepasst werden. An diesem Ort werden Urlaubsanträge gestellt, genehmigt und direkt eingetragen. Abwesenheiten werden automatisch festgehalten und Überschneidungen vermieden.
Papierschonende Planungsvorhaben
Anträge auf Urlaub müssen heutzutage nicht mehr via Papier gestellt werden, sondern können digital erfolgen. Damit entfällt auch das lästige Archivieren der Unterlagen sowie eventuelle Übertragungsfehler. Der Urlaub wird digital beantragt und kann dann genehmigt werden. Online ist auf einen Blick ersichtlich, wie die Auftragslage in diesem Zeitraum voraussichtlich sein wird, wer bereits Urlaub hat und wie viele Urlaubstage den Mitarbeitern*innen noch zustehen.
Kein Chaos bei großen Teams
Die Urlaubsplanung auf einem Kalender oder einer Tafel wird schnell zur Herausforderung, vor allem bei großen Teams. Ab einer Teamgröße von fünf Mitarbeiter*innen sollte spätestens auf eine digitale und somit deutlich übersichtlichere Alternative zurückgegriffen werden.
Vereinfachen Sie die Urlaubsplanung, das macht es nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für die Mitarbeiter*innen deutlich einfacher.
Planen Sie den Urlaubsbedarf frühzeitig
Je frühzeitiger und vorausschauender der Urlaub geplant wird, desto besser. Dies sollte jedoch immer im Dialog mit Mitarbeiter*innen geschehen. Dabei sollten gewisse Dinge beachtet werden: So gilt es, Mitarbeiter*innen mit Schulkindern zu bevorzugen, da diese lediglich in den Schulferien gemeinsam mit ihren Kindern wegfahren können. Aber auch beliebte Termine wie Brückentage, Weihnachten oder das Jahresende sollten vorausschauend geplant werden, damit nicht plötzlich alle Mitarbeiter*innen Urlaub haben.
Gehen Sie zudem sicher, dass nicht zu viele Mitarbeiter*innen Urlaub haben, wenn Veranstaltungen des Unternehmens wie die Weihnachtsfeier oder Jubiläen anstehen. Auch die Urlaubsvertretung sollte bereits im Rahmen des Antrags geregelt werden.
Achten Sie auf den Bedarf Ihres Unternehmens bei der Planung
Zu einer vorausschauenden Urlaubsplanung gehört auch, dass der Bedarf des Unternehmens geplant und gedeckt ist. Führungskräfte wissen, zu welchen Zeiten wichtige Projekte anstehen oder branchenspezifisch viel oder wenig Arbeit anfällt. Für diese Zeiträume können entweder eine Urlaubssperre oder Betriebsurlaub verhängt werden. Bei einer digitalen Software zur Urlaubsplanung können diese Zeiträume ganz einfach online eingetragen werden.
Sollten Mitarbeiter*innen im Zeitraum einer Urlaubssperre einen Urlaubsantrag stellen, dann werden sie automatisch darauf aufmerksam gemacht. Bei einem Betriebsurlaub werden die Mitarbeiter*innen dagegen darüber informiert, dass die Urlaubstage automatisch eingetragen und vom Urlaubsanspruch abgezogen werden.
Regeln Sie die Vertretung Ihrer Mitarbeiter*innen
Bereits bei der Urlaubsplanung sollte berücksichtigt werden, wer die Mitarbeiter*innen im Urlaub vertritt. Bei einer Online-Urlaubsplanung kann ganz einfach eine Vertretung angegeben werden. So wissen alle anderen Mitarbeiter*innen Bescheid, an wen sie sich bei einer Frage oder einem Anliegen wenden können. Zudem lassen sich bestimmte Anträge oder Dokumente ganz einfach an diese Person weiterleiten, da alle Kontaktdaten übersichtlich hinterlegt sind.
