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Brandenburg Montag, 06 August 2018 von [wp]

Was kann Dokumentenmanagement alles?

Was kann Dokumentenmanagement alles?

Büroarbeit und Papierkram - diese beiden Begriffe bedeuteten über viele Jahrzehnte dasselbe: Im Büro fielen viele Schriftstücke an, die geschrieben, gelesen, sortiert und abgeheftet werden mussten. In feuchten Kellerräumen lagerten eingestaubte Aktenordner und immer wieder brach großes Chaos aus, wenn man nach vielen Jahren ein bestimmtes Schriftstück suchte. Mit dem Aufkommen der Personal Computer im Büro und daheim war plötzlich ein verheißungsvolles Versprechen im Raum: das papierlose Büro.

Doch ganz so einfach ist das nicht. Denn mit dem Einzug der Computertechnik und der Verbreitung des Internets nahm auch die Datenflut zu. Angebote, Rechnungen und Mahnungen kommen heute per Mail. Auf mancher Computerfestplatte ist das Durcheinander wesentlich größer als das Chaos im guten alten Aktenschrank. An dieser Stelle kommt ein Dokumentenmanagementsystem ins Spiel, um den Überblick zu bewahren.

Ein Dokumentenmanagementsystem ist mehr als eine Ordnerstruktur!

Im Grunde nutzt jeder Computerbenutzer bereits eine sehr einfache Form des Dokumentenmanagements, wenn er Briefe, Rechnungen und viele anderen Dateien in unterschiedlichen Ordnern speichert. Jedes moderne Betriebssystem bietet heute diese Möglichkeit. Doch schnell stellt man fest, dass diese Ordnerstruktur alles andere als übersichtlich ist. Wer beim Sortieren und Benennen der Dateien nachlässig ist, findet wichtige Unterlagen oftmals nur nach langen Suchen wieder.

Die verbreiteten Dokumentenmanagementsysteme verfolgen daher einen anderen Ansatz. Die Dokumente werden dabei mithilfe einer Datenbank erschlossen. Bei Bedarf werden die einzelnen Dateien mit Schlagworten versehen, eine Volltextsuche erleichtert das spätere Auffinden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine E-Mail mit wichtigen Kontaktdaten, eine Rechnung in PDF-Format oder eine Textdatei mit dem Protokoll der letzten Arbeitsgruppensitzung handelt. Ein modernes Dokumentenmanagementsystem bindet unterschiedliche Formate ein. Da das papierlose Büro noch längst nicht Wirklichkeit geworden ist, lassen sich Schriftstücke auf Papier mit den meisten Dokumentmanagementsystemen einscannen. Die integrierte Texterkennung erschließt den Inhalt, sodass auf elektronischem Wege auf das vormals analoge Dokument zugegriffen werden kann.

Mit einem DMS sind die Unterlagen jederzeit und überall parat!

Mit einem modernen Dokumentenmanagementsystem beschränkt sich der schnelle und einfache Zugriff auf die Dokumente nicht auf einen einzelnen Arbeitsplatz. Dank Cloudanwendungen ist es möglich, überall auf die Dokumente zuzugreifen. So kann der Kollege sich schnell ein Bild vom neuen Angebot machen - ganz gleich, ob er im Nebenzimmer oder am anderen Ende der Welt arbeitet. Dabei spielt es keine Rolle, ob man an einem PC oder mobil über das Smartphone und Tablet arbeitet. Auch eine gemeinsame Arbeit an den Dokumenten ist möglich.

Rechtssicherheit wird großgeschrieben!

Bei der Implementierung eines Dokumentmanagementsystems melden sich regelmäßig Skeptiker zu Wort, die auf die Fragen von Datensicherheit und Datenschutz hinweisen. Tatsächlich sind das wichtige Fragen, da nicht zuletzt die neue Datenschutzgrundverordnung die Speicherung und die Verarbeitung von Daten an gewissen Auflagen verknüpft. Insbesondere bei der Speicherung der Dokumente in der Cloud muss genau hingeschaut werden. Eventuell werden die Daten außerhalb der europäischen Staatengemeinschaft gespeichert, wobei besondere strenge Auflagen zu beachten sind.

Doch für die DMS-Nutzer gibt es eine gute Nachricht. Die meisten Hersteller haben reagiert und ihre Software den neuen Bestimmungen angepasst. In der Regel bieten sie den Kunden an, einen Auftragsverarbeitungsvertrag im Sinne der neuen Datenschutzgrundverordnung abzuschließen. In diesem Vertrag werden alle vom Gesetzgeber geforderten Vereinbarungen und Festlegungen getroffen, sodass der Nutzer auf der rechtlich sicheren Seite steht und keine Sanktionen zu befürchten braucht.

DMS hilft beim rechtskonformen Archivieren!

Dass die Regeln für die Speicherung der Dokumente im Rahmen eines DMS klar und deutlich festgelegt werden, hat einen weiteren Vorteil. Die einzelnen Dokumente werden revisionssicher, das heißt unveränderbar, gespeichert. Damit wird eine der wichtigsten Forderungen erfüllt, die das Finanzamt an die Unternehmen stellt, schließlich soll ausgeschlossen werden, dass Rechnungen und andere Geschäftsunterlagen im Nachhinein manipuliert und verändert werden.

Übrigens: Von dieser Regel weichen die meisten Systeme auch ab, wenn das Dokument kollaborativ erstellt wird. Stattdessen wird jeder einzelne Bearbeitungsstand festgehalten und von einer ausgeklügelten Versionsverwaltung archiviert. Das ermöglicht es ganz neben bei, jederzeit zu den alten Versionen zurückzukehren, wenn es notwendig sein sollte.

Die Qual der Wahl ist groß!

Die wachsende Datenflut hat in den letzten Jahren zu einem großen Angebot unterschiedlicher Dokumentenmanagementsystemen geführt. Das unumstrittene Flaggschiff für die Unternehmenssoftware ist bis heute SAP. Das deutsche Softwareunternehmen bietet Produkte für kleine Unternehmen und riesige Konzerne.

Doch es gibt Alternativen, die durchaus einen Blick wert sind: OpenText/Ixos, Easy Software, IBM-Filenet oder docuVita und viele andere Anbieter sind auf dem Markt. Die Auswahl wird zur Qual. Tatsächlich gibt es nur einen Weg, das passende DMS zu finden. Ganz gleich, ob ein umfangreiches System für die eigene Firma oder eine schlanke Version für die privaten Unterlagen gesucht wird: Ausprobieren und testen!

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