Damit Gäste zu einem Event, zu einer Feier, Hochzeit, Geburtstag oder Ähnlichem erscheinen, müssen diese natürlich auch eingeladen werden. Eine Einladung stellt somit einen wahren Türöffner für den Gast dar. Gleichzeitig wirbt der Gastgeber für einen Besuch. Damit möglichst viele potentielle Besucher der Einladung folgen, muss diese perfekt gestaltet sein. Ebenso ist oft entscheidend, auf welchem Weg die Einladung den zukünftigen Gast erreicht. Hierbei existieren eine Vielzahl an kreativen Möglichkeiten aber dementsprechend auch viele Fehlerquellen.
Inhalt einer Einladung
Innerhalb der ersten Sekunden entscheidet der Empfänger über Interesse oder Abneigung. Eine gute Einleitung und eine persönliche Ansprache können Interesse wirken, so lange diese richtig formuliert sind. Auf steife und unpersönliche Formulierungen sollte zur Gänze verzichtet werden. Auch Floskeln oder Füllwörter zählen zu den “Dont’s”. Je persönlicher, desto besser. Der Inhalt einer Einladung muss natürlich einladend gestaltet sein. Dies sollte einleuchten. Je nach angepriesenem Event sollte versucht werden gewisse Emotionen des Empfängers anzusprechen.
Um Rückfragen vorzugreifen, sollten in jedem Fall bereits in der Einladung die fünf W-Fragen des Gastes beantwortet werden. Hierzu zählen Wo, Wann, Wer, Was und Wie viel.
Wichtige Informationen können bedenkenlos hervorgehoben werden. Um das Event planen zu können, ist es empfehlenswert eine Antwortmöglichkeit beizufügen.
Traditionelle Einladung
Eine Einladung aus traditionellem Material wie Papier kann angegriffen und gespürt werden. Dies ist ein wahrer Vorteil zu einer elektronischen Einladung. Denn Informationen werden nur optisch, sondern auch haptisch übermittelt. Besonders beliebt sind hierbei Klappkarten in allen möglichen Formaten, angefangen von DIN A7 bis DIN A4. Die Klappkarten können individuell bedruckt werden und sind hierdurch beliebte Einladung für jegliche Veranstaltungen wie in etwa Hochzeiten, Geburtstage aber auch sonstige Events, Kongresse und Messen. Auch als Glückwunschkarte oder Weihnachtskarte kann eine solche Klappkarte verwendet werden. Wer besonders beeindrucken möchte, kann auf spezielle glänzende Farben zurückgreifen, auf Prägungen oder ganz ausgefallen auch auf gestanzte Motive, welche sich während dem Auffalten entfalten.
Elektronische Einladung
Die wesentlich einfache und kostengünstigere Art ist die Versendung von Einladungen per Internet. Eine offizielle E-Mail kann einfach und schnell an viele Empfänger gesendet werden. An den unzähligen Emails die die Empfänger aber tagtäglich erhalten, ist das Risiko groß, dass solche Einladungs-E-Mails schnell untergehen. Deshalb sind ein ansprechendes Design und eine direkte persönliche Ansprache genauso wichtig wie bei den traditionellen Einladungsformen. Die Entscheidung ob eine Einladung analog oder digital erfolgen sollte, ist Abhängig von der angestrebten Zielgruppe, Art des Events und somit auch von der Erreichbarkeit der Gäste.