Immer wichtiger werden in den letzten Jahren digitale Systeme, die den Arbeitsalltag erleichtern sollen. Der digitale Fortschritt ist schon heute überall spürbar und findet immer weitreichendere Anwendung in den Unternehmen und Behörden dieser Welt. Nun ist es für einige schon heute gelebte Realität, dass Dokumente und Akten ausschließlich in digitaler Form aufbewahrt werden und auf großen Speichern, sogenannten Servern, gespeichert werden. Dies erlaubt jedem Zugriffsberechtigten schnell auf die Daten von überall zuzugreifen und erspart einen Haufen Papier.
Dokumentenmanagementsystem – ein Überblick
Bei dieser weitreichenden Digitalisierung bleiben Dokumentenmanagementsysteme nicht außen vor. Schon heute sind sie in verschiedenen Unternehmen in der praktischen Anwendung. Diese Systeme ermöglichen einen digitalen Überblick und eine Sortierung der angehäuften Dokumente. Dies ist fast unumgänglich, wenn man seine Dokumente lediglich in Cloudspeichern ablegt. Wer kennt es nicht, dass gespeicherte Daten auf dem Computer in der Masse von Ordnern verloren gehen und man sich fragt, wo man bestimmte Dokumenten oder Dateien denn nochmal abgelegt hatte. Ein Dokumentenmanagementsystem beantwortet diese Frage und hält den Überblick über die Daten. So kann zum Beispiel eine Suchfunktion genutzt werden, die dann anzeigt, wo sich das gespeicherte Dokument befindet. Andererseits kann ein modernen System auch erkennen, in welchem Mustern ein Nutzer seine Dateien abspeichert und diesem dann beim nächsten Speichern einen Tipp geben, wo eine Datei dem Muster nach zu speichern wäre. So ergibt sich eine übersichtliche Struktur der Daten und Ordner und Dinge werden in gleichbleibenden Mustern gespeichert.
Es ist also kaum ein Wunder, dass solche Systeme wirklich eine enorme Zeit sparen können, die man sonst mit dem Suchen einer abgesicherten Datei verbracht hätte. Ein effizienteres Arbeiten ist somit mehr oder weniger bereits vorprogrammiert.
Aber auch für den modernen Privathaushalt kann sich ein solches System durchaus lohnen. Viele Rechnungen bekommt man heute lediglich via Mail und muss diese dann entweder ausdrucken oder ebenfalls abspeichern. Ein Dokumentenmanagementsystem hätte auch hier den Vorteil einen Überblick über die auf dem heimischen Rechner gespeicherten Daten zu behalten.
Fazit
Somit muss man sagen, dass ein modernes Dokumentenmanagementsystem nicht nur für den Arbeitsalltag, sondern auch für den Privathaushalt eine enorme Effizienzsteigerung zur Folge hat und sich eine Anschaffung für jeden lohnt, der mit vielen Daten und Dateien zu tun hat und diese in einer übersichtlichen Weise abgespeichert haben will.
