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Brandenburg Freitag, 22 Oktober 2021 von [wp]

Was man bei der Erstellung eines Dienstplanes beachten sollte

Was man bei der Erstellung eines Dienstplanes beachten sollte

Die Bedeutsamkeit von Dienstplänen sollte man nicht unterschätzen. Sie sind ein Werkzeug zur Organisation, dem Abdecken von Bedarfen und der Zufriedenheit von Mitarbeitern. Wer die Unterlagen bisher mit Excel-Tabellen erstellt hat, macht sich mehr Arbeit als nötig. Moderne Lösungen sind digital und genau auf das Erstellen von Dienstplänen ausgerichtet. Sie erleichtern uns das Ausfüllen und die Organisation der dazu notwendigen Unterlagen. Was ist es, dass wir dabei beachten müssen?

Was wird in einem Dienstplan geregelt?

Der Dienstplan ist eine Verschriftlichung der Einsatzpläne für das Personal eines Unternehmens. So wird festgehalten, wer wann arbeiten muss. Das ermöglicht uns einen Überblick und eine bessere Kontrolle über Einsatz und Bedarfe. Wie genau ein Dienstplan ausgestaltet ist, hängt von den Bedürfnissen des Unternehmens ab.

Die Dienstplansoftware Papershift aus Karlsruhe hat sich darauf spezialisiert, die verschiedensten Bedürfnisse von Dienstplänen abzudecken. Der Nutzer entscheidet hier selbst, welche Angaben in dem Dienstplan vorkommen. So kann man zum Beispiel mehrere Arbeitsbereiche definieren, um mehrere Abteilungen abzudecken. Auch die Integration von Pausen, Ruhezeiten, Abwesenheiten oder Urlaubstagen sind möglich.

Alternativ gibt es ort- und zeitunabhängige Pläne. Hier geben Angestellte ihre Arbeitszeiten und Verfügbarkeiten ein. So kann ein Arbeitgeber zum Beispiel bei Ausfällen von Arbeitskräften jederzeit verfügbaren Ersatz aktivieren, ohne gegen die private Planung der Mitarbeiter zu verstoßen. Damit wird der digitale Dienstplan mit Papershift zu einem Organisationstool, das es leicht macht, den Personalbedarf genau einzuschätzen und an aktuelle Geschehen anzupassen.

Gesetzliche Regelungen für die Erstellung eines Dienstplans

Für das Erstellen eines Dienstplans an sich gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Aber das Festhalten der Arbeitszeiten untersteht den Rahmenbedingungen des Arbeitszeitgesetzes. Der Arbeitgeber hat ein Weisungsrecht. Das bedeutet, sofern es nicht anders abgesprochen wurde, gibt er seinen Angestellten vor, wann sie zu arbeiten haben. Dabei muss er sich aber an die Mindest- und Maximalarbeits- und Pausenzeiten halten, die im Gesetz vorgegeben sind.

In Deutschland sind das:

Arbeitszeit

  • max. 8 Stunden am Tag
  • kann bei Engpässen auf 10 Stunden gesteigert werden, solange der Durchschnitt innerhalb von 6 Monaten bei 8 Stunden/Tag bleibt

Pausenzeit 

  • ab 6 Stunden müssen insgesamt 30 Minuten Pause gemacht werden 
  • ab 9 Stunden sind es 45 Minuten

Ruhezeit

  • zwischen 2 Schichten müssen mind. 11 ununterbrochene Stunden liegen
  • beim Kürzen der Ruhezeit um 1 Stunde (erlaubt z.B. in Krankenhäusern) muss ein anderer Tag innerhalb eines Monats mit 12 Stunden ausgeglichen werden 

Zusätzlich sind Arbeitgeber laut dem Arbeitsgericht in Berlin dazu verpflichtet, den Dienstplan bzw. Änderungen an ihm mindestens 4 Tage vor dem betroffenen Tag einzureichen. Ist ein Dienstplan einmal ausgehangen, ist der Arbeitgeber in der Regel verpflichtet, sich daranzuhalten. Mehrere Gerichtsurteile haben zudem ergeben, dass er bei notwendigen Änderungen auf die Belange der Arbeitnehmer Rücksicht nehmen muss.

Für Arbeitszeiten und Dienstplanfristen gibt es in unterschiedlichen Branchen verschiedene Ausnahmeregelungen. Mitarbeiter von Gaststätten in Nordrhein-Westfalen erhalten zum Beispiel laut ihres Tarifvertrags jeweils bis zum Donnerstag der laufenden Woche ihren Dienstplan für die kommende Woche. Wer einen Dienstplan erstellen muss, oder sich an ihn halten, sollte deshalb die Regelungen des jeweiligen Betriebs beachten.

Vorteile einer digitalen Dienstplanung

Mit seinen rund 200.000 Nutzer ist Papershift nicht umsonst einer der deutschsprachigen Marktführer der Zeiterfassungs- und Dienstplansoftware. Sie haben richtig erkannt, dass die digitale Dienstplanerstellung gegenüber dem Erstellen von Excel-Tabellen und ähnlichem starke Vorteile hat.

Darunter zählen:

  • Flexibilität – Die digitalen Tools von Papershift sind über eine Cloud von überall zu erreichen. Wer akut eine Änderung durchführen möchte, muss dafür nicht an seinem Computer sitzen. Das Editieren über Smartphone oder Tablet spart Aufwand und Zeit und damit auch Geld.
  • Individuelle AnsichtenPapershift hat mehr Möglichkeiten der individuellen Anpassung. Ansichten, die an Dienstpläne angepasst sind, wie das Anzeigen verschiedener Arbeitsbereiche oder anderer Filter-Angaben können genau das darstellen, was den Nutzer interessiert.
  • Automatische BerechnungPapershift braucht keine Formeln, damit Inhalte berechnet werden. Seine Handhabung ist deutlich einfacher und intuitiver als ein Excel-Datenblatt.
  • Integrationsmöglichkeiten – Die Papershift Dienstplansoftware lässt sich ohne Probleme mit anderen Programmen des Herstellers integrieren und erweitern. Lohnabrechnungen, Arbeitszeiterfassung und Aufgabenmanagement sind nur wenige der möglichen Tools, die die Inhalte des Dienstplans auffüllen oder von ihnen profitieren.
  • Mitarbeiter-Interaktion – Der digitale Dienstplan kann mit den Arbeitnehmern ganz simpel geteilt werden. Hier kann man selbst entscheiden, welche Informationen diese vor der Veröffentlichung sehen. Dabei haben sie die Chance, selbst einzutragen, wie ihre Verfügbarkeiten und Wunschtermine aussehen. Wahlweise können sie sich auf offene Schichten bewerben oder sich direkt eintragen. Damit geht man sicher, dass die Mitarbeiter mit ihren Schichten zufrieden sind und Missverständnisse vermieden werden.

Fazit

Dienstplansoftware wie die von Papershift ist eine enorme Erleichterung bei der sonst aufwendigen Gestaltung von Personalmanagement-Unterlagen. Das Programm ist darauf ausgelegt, intuitiv und effektiv genau das bereitzustellen, was ein Unternehmen benötigt, um gute Dienstpläne zu erstellen. So kann ein Arbeitgeber sicher gehen, die richtigen Inhalte und Gesetzesvorhaben einzuhalten und dabei zufriedenstellende Arbeitsbedingungen für seine Mitarbeiter vorzugeben.

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